Внедрение управленческого учёта: что входит, сколько стоит, за какой срок

Цена года и порог окупаемости

Внедрение продают как разовую работу, а платите вы за него каждый месяц. Поэтому считайте не цену настройки, а цену первого года: настройка плюс ведение в месяц, умноженное на двенадцать.

Умножать здесь честно: ведение - фиксированный платёж, он не ползёт от месяца к месяцу. Если учёт ведёт ваш бухгалтер или аналитик, берите его часы на учёт по полной стоимости, а не долю оклада на руки.

Оптовая компания, выручка 5 000 000 ₽ в месяц, 60 000 000 ₽ в год. Подставьте свои.

Второе предложение дороже уже в первый год, на 140 000 ₽. В цене трёх лет первого предложения настройка занимает 12%, всё остальное - ведение. Сравнивая КП по строке «настройка», вы выбираете по восьмой части цены.

Теперь разделите цену года на годовую выручку: 850 000 / 60 000 000 = 1,4%. Это ваш порог. Учёт окупается в первый год, если найдёт в бизнесе 1,4% выручки, которые сейчас уходят незаметно. Со второго года настройки нет, и порог падает до 600 000 / 60 000 000 = 1,0%. Число одно на весь бизнес, под каждое направление его пересчитывать не нужно.

Где ваш порог на шкале

Сравнивайте порог не с отраслью, а с утечками, которые учёт находит на деле. Самая частая - скидки: менеджеры дают 5% на десятую часть продаж, и это 0,5% выручки, в примере 25 000 ₽ в месяц (как такая разница набирается строка за строкой, разобрано в статье про маржинальность в прайсе и по факту).

Меньше 0,5% - учёт окупается одной найденной скидкой. Внедряйте, долго не выбирая.

От 0,5%, но меньше 1,5% - окупается, если вы знаете у себя утечки, которые вместе перекрывают порог: скидки, возвраты, доставка за свой счёт. Пример с порогом 1,4% здесь.

От 1,5%, но меньше 3% - нужна названная проблема на эту сумму. Нет её - начните с меньшего: отчёт о движении денег и маржа по направлениям, без полного контура.

3% и больше - полный контур при вашем обороте пока дорог. Ведите движение денег сами в таблице и возвращайтесь к вопросу, когда выручка вырастет.

Что входит во внедрение и от чего зависит срок

В договоре результатом должны стоять четыре вещи, а не процесс:

• Статьи доходов и расходов под ваши решения: по направлениям, каналам или клиентам, а не по плану счетов бухгалтерии.
• Правила, по которым каждый платёж из банка попадает в статью, и человек, который раз в неделю разбирает то, что не попало.
• Три отчёта: движение денег, прибыль по направлениям, остатки на конец месяца. На какой вопрос отвечает каждый - в статье про управленческую отчётность.
• Дата: к какому рабочему дню месяца отчёт лежит у вас.

«Методология» и «аудит текущего состояния» без этих четырёх пунктов - работа, после которой отчёта у вас нет.

Срок считайте в закрытых месяцах. Настройка занимает четыре-шесть недель, а готов учёт тогда, когда два месяца подряд сошлись с банком по остаткам и прибыль по направлениям не пересобирается задним числом. Если при настройке загрузить выписки за два прошлых месяца и свести их, эти месяцы и становятся проверкой: учёт готов к концу настройки, через месяц-полтора от старта. Если ждать два новых закрытия, к настройке добавляются два месяца, и выходит около трёх.

Цену ведения и срок двигает не размер бизнеса, а состояние вашей выписки. Каждая операция без понятного назначения - перевод с личной карты, «оплата по счёту» без номера - это около минуты ручного разбора каждый месяц: 300 таких операций дают пять часов. Второе юрлицо добавляет переводы между компаниями, которые нужно исключать, иначе выручка задваивается. Склад без остатков в программе добавляет инвентаризацию до старта.

Три бизнеса, три разные строки

Опт - строка скидок. Разобран выше: порог 1,4% выручки. Одних скидок в 0,5% на него не хватает: 1,4 / 0,5 = 2,8, нужно почти три такие утечки. Сложите соседние строки между прайсом и оплатой. Допустим, возвраты, которые не доходят обратно до склада, - 0,6% выручки, доставка за ваш счёт - 0,4%. Вместе со скидками это 1,5%, 75 000 ₽ в месяц, чуть выше порога. Видите у себя все три строки - внедряйте. Уверены только в скидках - порог ими не закрыт, сначала найдите возвраты и доставку в отчёте за квартал.

Услуги - строка фонда оплаты труда. Проектное бюро с выручкой 3 000 000 ₽ в месяц при той же цене года получает порог 2,4%, третья полоса. Переведите его в часы: учёт должен находить 70 800 ₽ в месяц, при цене часа 1 800 ₽ это около 40 часов - неделя одного специалиста, отданная клиентам бесплатно (как считается настоящая цена часа, разобрано в статье про коэффициент себестоимости). Такие часы дают третий круг правок и просчёты, которые не стали договором. Не можете их назвать - начинайте с учёта часов по проектам, а не с полного контура.

Производство - строка запасов. Цех с выручкой 8 000 000 ₽ в месяц: порог 0,9%, вторая полоса. Но окупить учёт одним складом труднее, чем кажется. Деньги, вынутые из запасов, возвращаются один раз и стоят стоимостью денег, а не своим размером. При 25% годовых (подставьте свою ставку) из склада должно навсегда уйти 2 400 000 ₽, чтобы покрывать ведение со второго года, 600 000 ₽ в год. Считайте склад бонусом, а окупаемость ищите в потоке: брак, сырьё сверх нормы, простой (как посчитать деньги, которые стоят на складе, - в статье про оборачиваемость запасов).

Почему внедрение откладывают на год

«Сначала наведём порядок в бухгалтерии». Порядок наводится как раз учётом, отдельно он не случается. Пока вы ждёте, утечка работает: скидки, возвраты и доставка из примера с оптом - 1,5% выручки, 75 000 ₽ в месяц. Если уровень держится, полгода ожидания стоят 450 000 ₽, больше половины цены первого года.

Страшно увидеть убыточное направление. Вы догадываетесь, что одно направление в минусе, и учёт это подтвердит - придётся решать про людей, которые там работают. Направление, которое после своих расходов уносит 40 000 ₽ в месяц, за год забирает 480 000 ₽: 56% цены учёта. Эти деньги вы платите, пока решение не принято, а учёт только показывает счёт.

«Купим программу, и учёт появится». Программа в примере - 5 000 ₽ из 50 000 ₽ ведения, 60 000 ₽ в год, десятая часть ведения. Остальные 45 000 ₽ в месяц, 90% ведения, - часы человека, который разносит платежи и закрывает месяц. Лицензия без этого человека даёт вам пустые отчёты, а утечка в 75 000 ₽ в месяц продолжается.

Три ошибки при выборе

Сравнивать по цене настройки. В примере это ошибка на 620 000 ₽ за три года. Просите у каждого подрядчика три числа: настройка, ведение в месяц и день месяца, к которому отчёт лежит у вас.

Считать внедрение разовой покупкой. Настройку оплатили, ведение в бюджет не заложили. Через два-три месяца отчёт перестаёт сходиться с банком, его перестают открывать, и 250 000 ₽ уходят на систему, которую никто не ведёт. Это тот же механизм, из-за которого отчёты есть, а решения не меняются.

Требовать точности до рубля с первого месяца. Каждый месяц лишней сверки откладывает первое решение: три месяца при утечке 75 000 ₽ стоят вам 225 000 ₽. Для решения хватает погрешности около 5%: рубли не меняют вывода о том, куда уходят полтора процента выручки.

Что сделать на этой неделе

Ответ «стоит ли» вы получаете до первого звонка подрядчику: нужны только выручка за год и выписка банка за месяц.

• Посчитайте порог. Цену первого года каждого предложения разделите на годовую выручку и поставьте число на шкалу. 10 минут.
• Откройте выписку за прошлый месяц. Сколько операций по всем счетам и сколько из них без понятного назначения. Это цена ведения, которую подрядчик увидит на первой встрече. 20 минут.
• Назовите одну утечку в процентах выручки. Скидки, возвраты, бесплатные часы, брак - то, что вы подозреваете. Больше порога - внедряйте. Меньше - начните с малого отчёта. 20 минут.