Сколько денег лежит на складе без движения, и как вернуть их в оборот

Два числа, которые уже есть в товароучётке

Всё нужное лежит в вашей программе: себестоимость проданного товара за прошлый квартал - закупочная стоимость того, что ушло со склада, без наценки

• и остаток склада по закупке на первый и последний день квартала.

Оптовая компания, выручка 48 000 000 ₽ в год, прибыль 2 400 000 ₽. Подставьте свои.

Дальше одно деление. Девять миллионов за 90 дней - это 100 000 ₽ склада в день по закупочным ценам. Средний остаток 6 000 000 ₽ делите на 100 000 ₽ и получаете 60 дней: столько ваш рубль в среднем лежит в товаре, прежде чем вернуться деньгами.

Делить нужно на себестоимость проданного, а не на выручку: эта ошибка прячет больше половины проблемы, ниже покажу почему.

Сколько дней можно держать

Отраслевой норматив вам не поможет: его считают по отчётности крупных компаний с другими объёмами и условиями поставки. Ваш собирается из двух ваших же сроков: сколько дней идёт поставка от заказа до приёмки и сколько дней страхового запаса вы держите на случай срыва.

В примере поставка занимает 25 дней, страховой запас - 10, норматив выходит 35 дней. Прикладывайте к нему свою цифру.

Меньше 35 дней. Вы работаете с колёс: позиция кончается раньше, чем приходит замена, и клиент уходит к тому, у кого товар есть.

От 35 до 53 дней (норматив плюс половина). Рабочая зона, деньги заняты делом.

Больше 53 дней. Часть склада вы финансируете зря, и её можно посчитать.

В примере 60 дней. Лишние дни: 60 - 35 = 25, по 100 000 ₽ за день - это 2 500 000 ₽, замороженных сверх нужного.

Здесь легко завысить потерю, поэтому скажу прямо: 2 500 000 ₽ - не убыток квартала, и умножать их на четыре не надо. Сумма заморожена один раз и стоит не своим размером, а стоимостью денег: при 25% годовых (подставьте свою - ставку по кредиту или доходность вашего же оборота) она обходится вам в 625 000 ₽ в год, это 26% годовой прибыли. Плюс разовый эффект: доведёте склад до норматива - 2 500 000 ₽ придут на счёт живыми деньгами.

Тот же счёт с другой стороны оборота - в статье про отсрочку клиентам: дни склада, дни отсрочки клиенту и дни отсрочки от поставщика складываются в цикл, который вы финансируете сами.

Три полки вместо трёхсот позиций

Средние 60 дней не говорят, что делать: в одной цифре у вас перемешаны товар, который уходит за неделю, и товар, который стоит с прошлой зимы. Разбирать каждую карточку вы не будете. Возьмите отчёт «остатки и обороты» с датой последней продажи - он есть в любой товароучётной программе - и разложите остаток на три полки.

Мёртвая полка - 1 100 000 ₽, это 18% склада. Она входит в те же лишние 2 500 000 ₽, складывать их не надо: остальные 1 400 000 ₽ - перезаказ по ходовым позициям, и лечится он размером заказа, а не распродажей.

По мёртвой полке решение всегда одной формы: сколько вы получите, если продадите сейчас со скидкой, против того, во что вам обходится ждать. Продажа за 60% закупки даёт 660 000 ₽ живых денег и уценку 440 000 ₽ на бумаге. Ожидание стоит 275 000 ₽ в год, и если товар не уйдёт, через год и семь месяцев оно обгонит сегодняшнюю уценку (440 000 / 275 000 = 1,6). Добавьте риск: товар может сгореть, испортиться или выйти из моды, и цену такого события лучше знать заранее.

Скидка за объём: сравнивайте проценты

Цена одного дня хранения считается просто: годовая ставка, делённая на 365. При 25% годовых это 0,0685% в день.

Партия на полгода вместо двухмесячной поднимает средний срок хранения по этой позиции с 30 дней до 90. Лишние 60 дней стоят 4,1%, скидка даёт 5%, у вас остаётся 0,9% - на партии в 3 000 000 ₽ это 27 000 ₽ выигрыша. Годовая партия поднимает срок хранения до 180 дней, лишние 150 дней стоят 10,3%, и та же скидка 5% превращается в минус 5,3%.

Правило: скидка окупается, пока её процент больше цены дней, на которые вырастет ваш средний срок хранения.

Три бизнеса, три разные строки

Опт - товарный запас. Случай выше: 60 дней против 35, 2 500 000 ₽ сверх норматива, рычаг - размер и частота заказа.

Услуги - незакрытая работа. Агентство, выручка 18 000 000 ₽ в год. Часы отработаны, акт не подписан, счёт не выставлен: себестоимость услуг за квартал 3 000 000 ₽, средний остаток незакрытой работы 1 500 000 ₽, то есть 45 дней вместо 20 по своему же регламенту. Лишние 25 дней - 830 000 ₽ работы, за которую вам ещё не заплатили, и 210 000 ₽ в год стоимостью денег. Рычаг в порядке приёмки: акт по этапу, а не по проекту целиком.

Производство - сырьё и комплектующие. Цех: материалов в себестоимости проданного 4 500 000 ₽ за квартал, остаток сырья 4 000 000 ₽ - это 80 дней при сроке поставки 30 и страховом запасе 10. Лишние 40 дней дают 2 000 000 ₽ и 500 000 ₽ в год. Половина суммы - комплектующие под заказ, который клиент сдвинул: решение там про аванс или отмену, а не про закупку.

Почему склад не разгружается

Уценка равна признанию ошибки в закупке. Пока товар стоит у вас в остатках по закупочной цене, ошибки не видно: деньги целы, просто в другой форме. Скидка 40% делает её видимой и подписанной вашей рукой. Поэтому мёртвая полка живёт годами, хотя ожидание стоит 275 000 ₽ в год и за год и семь месяцев набирает больше сегодняшней уценки.

Скидку видно сразу, цену хранения - никогда. Поставщик называет 5% в разговоре, они ложатся в накладную и в отчёт. Цена лишних дней не попадает ни в один ваш документ, хотя на той же партии это 123 000 ₽, и решение вы принимаете по единственной видимой цифре.

За склад не отвечает никто персонально. Закупщика вы меряете наличием, и ему выгоднее взять с запасом. Продавца меряете выручкой, и ему выгоднее иметь всё на полке. В итоге 625 000 ₽ в год набираются из двух решений, каждое из которых по-своему разумно.

Три ошибки в счёте

Делить остаток на выручку. Выручка содержит наценку, склад лежит по закупке, и картина выходит красивее правды: в примере вышло бы 45 дней вместо 60 и лишний миллион вместо двух с половиной - в два с половиной раза меньше проблемы.

Смотреть только на среднюю по складу. Шестьдесят дней - это и позиции с оборотом в неделю, и мёртвый остаток; рычаг лежит в третьей полке, а средняя его прячет.

Резать закупку общим правилом. «Всем минус 20%» вымывает ходовые позиции

• они кончаются быстрее, - и через месяц вы теряете продажи, а мёртвый остаток стоит нетронутым. Сокращать нужно конкретную полку.

Что сделать на этой неделе

Обе выгрузки товароучётка отдаёт за минуту, остальное вы считаете по своим числам.

• Посчитайте свои дни. Себестоимость проданного за квартал, остатки на начало и конец, одно деление. 20 минут.
• Разложите остаток на три полки по дате последней продажи и назовите сумму мёртвой. 30 минут.
• Назначьте норматив в днях - срок поставки плюс страховой запас - и правило для позиции, которая не двигалась квартал. 10 минут.

Дальше снимайте эти два числа раз в квартал и ставьте рядом с выручкой. У вас появляется норматив, отклонение от него в рублях и понимание, какая полка это отклонение набрала.