Отчёты есть, а решения не меняются: добавьте в отчёт колонку «цена месяца»

Если четырёх отчётов у вас пока нет, начните со статьи Управленческая отчётность: четыре отчёта. Здесь случай, который встречается чаще: с отчётами порядок, с решениями по ним нет.

Отчёту не хватает ценника

Отчёт - фотография. Он раскладывает перед вами пятнадцать строк и молчит о том, с какой начинать: разбор идёт сверху вниз, и самая дорогая строка получает столько же внимания, сколько строка про канцтовары. С формулировкой «маржа по сетям упала на четыре пункта» вы будете спорить - сезон, крупный клиент, разовая поставка. С «144 000 ₽ в месяц» спорить не о чем.

Инструмент: одна колонка на весь отчёт

Добавьте к вашему отчёту по направлениям, клиентам или цехам одну колонку. По каждой строке, которая ушла вниз и держится, считаете два числа:

• Разницу в процентных пунктах между «было» и «стало». «Было» - ваш собственный уровень до просадки, а не отраслевая норма.
• Базу за месяц - выручку по этой строке, а для брака и списаний себестоимость выпуска.

Перемножьте - получите, во сколько обходится месяц без решения по этой строке. Обе цифры у вас уже есть: «стало» в текущем отчёте, «было» в отчёте за прошлый год, база - строкой выше.

Оптовая компания с выручкой 6 000 000 ₽ в месяц, подставьте свою:

Верхняя строка считается так: 18% минус 14% - четыре процентных пункта; четыре процента от 3 600 000 ₽ - 144 000 ₽. Столько стоит каждый месяц, пока вы не сменили поставщика или не пересмотрели цену для сети. Маржа просела весной и держится четвёртый месяц, значит пауза обошлась в 576 000 ₽ - больше месячной прибыли всей компании.

Теперь посмотрите на колонку целиком: три нижние строки вместе дают 90 000 ₽ в месяц, одна верхняя - 144 000 ₽. Где именно теряется маржа внутри сделки - Маржинальность 40% в прайсе и 20% по факту.

Умножать цену месяца на число месяцев можно, только пока показатель стоит на новом уровне. Ползёт - 18%, потом 16, потом 14 - месяцы складываются по отдельности, иначе вы завысите сумму вдвое.

Порог: одно число вместо пятнадцати решений

Колонка расставляет ваши строки по очереди. Дальше нужен порог - число, выше которого вы не ждёте. Оно задаётся один раз, в спокойный день, и работает на все строки сразу. Считайте его от месячной прибыли: цена месяца съедает именно её.

• До 3% месячной прибыли - в очередь, смотреть раз в квартал.
• 3-10% - решение в течение месяца, с датой в календаре.
• Больше 10% - решение на этой неделе, остальные строки ждут.

Компания из таблицы зарабатывает 480 000 ₽ в месяц: 3% - это 14 400 ₽, 10% - 48 000 ₽. Строка «сети» забирает 30% месячной прибыли и попадает в верхнюю полосу. Логистика (около 9%) и розница (7,5%) - решение в течение месяца. Списания дают 2,5%, про них на ближайшем разборе можно не говорить.

Проценты у вас будут свои. Важно, что число задано заранее: когда цифра давит, вам остаётся сверить её с порогом.

Та же колонка в услугах и на производстве

Меняется строка отчёта, арифметика та же.

Услуги. Доля фонда оплаты труда в выручке была 42%, с весны держится на 47%. Пять пунктов при выручке 3 100 000 ₽ - 155 000 ₽ в месяц, за три месяца 465 000 ₽. Причина обычно одна: объём задач пополз вверх, тариф остался прежним. Решение - одно письмо клиенту.

Производство. Доля брака и переделок была 3%, стала 5% и стоит второй месяц. Выпуск по себестоимости 5 000 000 ₽, два пункта - 100 000 ₽ в месяц, 200 000 ₽ за два.

Где колонка не работает. Она считает потоки - то, что недополучается каждый месяц заново: маржу, ФОТ, брак, скидки. Дебиторка и запасы устроены иначе: деньги замораживаются один раз и обходятся вам в свою стоимость. Зависшие 3 000 000 ₽ при 22% годовых стоят 55 000 ₽ в месяц, а не три миллиона - Клиент просит отсрочку.

Почему решение откладывается, хотя цифры уже всё сказали

Колонка и порог чинят механику, но не то, что происходит с вами, когда цифра на столе, а действия нет. Четыре причины, у каждой есть ценник.

Цифра ещё не кажется бесспорной. Один плохой месяц - совпадение, два - подозрительно, объяснение находится всегда. Только уверенность вы покупаете месяцами: дождаться четвёртого подтверждения по верхней строке значит заплатить за спокойствие 576 000 ₽.

У действия есть неприятный час, у промедления нет ничего. Сказать поставщику, с которым работаете десять лет, что условия больше не проходят, - это дата, время и пятнадцать тяжёлых минут. У «подождём» их нет, поэтому оно и выигрывает, хотя стоит дороже: дискомфорт разовый, цена месяца приходит каждые тридцать дней.

«Оставить как есть» не ощущается решением. Отложив разговор, вы не считаете, что решили, - кажется, решение впереди. По деньгам оно принято, и это самый дорогой вариант: он нигде не подписан и потому не пугает.

Строка чужая. Маржу ведёт коммерческий, брак - начальник производства, и с ними это обсуждают ровно до следующего отчёта. Ценник закрывает вопрос: у строки появляется сумма, которую её хозяин приносит или теряет каждый месяц.

Умножьте цену месяца по верхней строке на число месяцев, которые вы её обсуждаете. Это цена вашего дискомфорта, и она уже списана со счёта.

Три ошибки, из-за которых отчёт остаётся бумагой

Разбирать отчёт целиком. Просевшая строка тонет среди тех, что в порядке. Берите верхнюю строку вашей колонки, доводите до конца, потом следующую.

Просить пересчитать вместо того, чтобы решить. «А в другом разрезе», «а без этого клиента», «а без сезонного фактора». Если третий пересчёт подряд не меняет вывод, решение готово - его просто не хотят подписывать.

Считать строки, которыми вы не управляете. У курса и биржевой цены сырья тоже есть цена месяца, но решения за ней не стоит. Колонка нужна там, где действие ваше: цена, условия поставщика, ассортимент, загрузка людей.

Не всякая просевшая строка требует разворота: разовое отклонение с проверяемой причиной - это шум, и отличить его от тренда помогает сравнение с тем же периодом год назад (Рентабельность: много или мало). Труднообратимое решение прогоните через два-три сценария заранее (Зачем финансовая модель).

Что сделать на этой неделе

Полчаса, и внедрять ничего не нужно.

• Добавьте колонку в ваш последний отчёт по направлениям: по каждой просевшей строке разница в пунктах умножить на базу за месяц. Пять-семь строк - двадцать минут.
• Назначьте порог в процентах от месячной прибыли и запишите его рядом с датой. Одно число на всю компанию.
• Возьмите верхнюю строку и сформулируйте письменно: «если [показатель] ниже [число] на [дата] - делаем [действие]». Дату сверки поставьте в календарь.

Дальше правило на каждый месяц: разбор начинается с верхней строки колонки.

Если считать не в чем, возьмите бесплатные шаблоны финучёта: там есть отчёт о прибылях и убытках по направлениям, движение денег и финмодель.