Ваш коэффициент себестоимости: одно число, которое чинит весь прайс

Почему цифра из накладной всегда занижена

Дело не в том, что вы забыли какой-то расход. Дело в том, на что вы делите.

Вы закупили четыре тысячи штук - и делите затраты на четыре тысячи. Но платят вам не за четыре тысячи. Часть побилась на складе, часть вернули клиенты в таком виде, что заново не продать, часть ушла на образцы и витрину. Плюс к самой закупке добавились доставка, хранение и упаковка - деньги, которые пришли отдельными счетами и в накладную не попали.

Сложите одно с другим, и разница выходит не в проценты, а в десятки процентов. При этом в отчётах её не видно: она размазана по строкам «списание» и «прочие расходы», а в голове её нет совсем - там живёт цифра из накладной.

Инструмент: коэффициент вместо пересчёта каждой позиции

Считать по одной позиции бессмысленно: их у вас сотни, а результат устареет через квартал. Работает другое - один коэффициент на весь ассортимент.

Возьмите данные за прошедший квартал. Не по позициям, а общей суммой, они уже есть в бухгалтерии:

• Сколько закупили - в закупочных ценах, вся сумма за квартал.
• Сколько потратили на доведение товара - доставка, хранение, упаковка, сборка. Всё, что вы платили за то, чтобы товар оказался у клиента.
• Сколько потеряли - списания, бой, уценка, невозвратные возвраты, тоже в закупочных ценах.

Дальше одно действие: прибавьте расходы на доведение, вычтите потери, разделите на закупку.

Пример на реальном масштабе. За квартал закупили на 12 млн ₽. Доставка, хранение и упаковка - 1,18 млн ₽. Списали и уценили на 420 тысяч ₽.

Считаем: (12 000 000 + 1 180 000) / (12 000 000 - 420 000) = 1,14.

Это и есть ваш коэффициент. Теперь любую закупочную цену из прайса умножаете на него - и получаете ту себестоимость, от которой можно считать скидку:

• закупка 250 ₽ - на самом деле 285 ₽;
• закупка 600 ₽ - на самом деле 683 ₽;
• закупка 1 500 ₽ - на самом деле 1 707 ₽.

Десять минут работы, и весь прайс встал на место. Без опроса склада, без разбора каждой позиции, без внедрения учёта.

Какой коэффициент нормальный, а какой уже сигнал

Само число мало что говорит, пока вы не знаете, с чем сравнивать.

До 1,08. Нормально для торговли со своего склада без хрупкого товара. Здесь ловить особо нечего, разница укладывается в обычную погрешность.

1,08-1,20. Рабочий диапазон большинства оптовых и розничных компаний. Это уже те самые десять-двадцать процентов, которые незаметно съедают маржу и, главное, скидки: вы даёте пять процентов, думая, что отдаёте седьмую часть прибыли, а отдаёте четверть.

Выше 1,20. Проблема не в цене, а в процессе. Смотрите, что именно даёт такой вес: обычно это либо хранение (товар лежит слишком долго), либо бой на приёмке, либо возвраты, которые никто не разбирает. Поднимать цену тут бесполезно - вы будете финансировать чужую неаккуратность.

Считайте коэффициент раз в квартал. Он меняется вместе с тарифами перевозчиков, долей возвратов и сроком, который товар лежит на складе.

Три решения, которые меняются в тот же день

Коэффициент нужен не для отчёта, а для трёх разговоров, которые у вас происходят каждую неделю.

Скидка. Вы держите в голове маржу 36% и легко даёте пять процентов крупному клиенту. С коэффициентом 1,14 ваша реальная маржа - 28%, и та же скидка забирает уже не седьмую часть прибыли, а почти пятую. Правило простое: скидка считается от цены, умноженной на коэффициент, а не от прайса.

Новая позиция. Поставщик приносит товар с наценкой 25% и говорит, что это хорошая маржа. Умножьте закупку на свой коэффициент - и от двадцати пяти процентов останется одиннадцать. При такой марже позиция должна давать оборот, иначе она просто занимает место на складе.

Разговор с поставщиком. Самый недооценённый ход. Бой при приёмке, недовоз, пересорт - его зона ответственности, и это единственный способ снизить себестоимость, не трогая ни цену для клиента, ни свои процессы. Когда вы приходите не с претензией, а с цифрой - «ваш товар обходится нам на четыре процента дороже накладной, вот из чего это складывается» - разговор идёт совсем иначе.

Где искать потери, если коэффициент высокий

Пять мест, где партия худеет по дороге к деньгам. По каждому в компании есть человек, который знает цифру наизусть.

Приёмка. Бой приезжает от поставщика и обнаруживается через месяц, когда коробку наконец вскрыли. Претензию подавать поздно - убыток ваш.

Хранение. Помятые углы, выгоревшая на солнце упаковка, у продуктов и косметики - истёкший срок. Чем дольше товар лежит, тем больше вес этой строки.

Сборка заказа. Пересорт, повреждение при упаковке, потери при перевозке между складами.

Возвраты. Их надо делить надвое. Вернувшееся в товарном виде снова идёт в продажу - это не потеря, а замороженное время. Вскрытое и помятое уходит с уценкой или списывается - вот это в коэффициент и попадает.

Образцы и витрина. То, что уехало клиенту на пробу, осталось у менеджера для показов или стоит в шоуруме.

В услугах коэффициент считается так же, но от часов

Если вы продаёте не товар, а работу, у вас та же ошибка в другом месте: вы делите зарплату на отработанные часы, а платят вам за оплаченные.

Специалист обходится компании в 180 000 ₽ в месяц, в месяце 160 рабочих часов

• значит, час стоит 1 125 ₽. Но клиент оплатил не 160 часов, а 84: остальное ушло на отпуск, планёрки, замеры по несостоявшимся сделкам, третий круг правок и простой между проектами. Настоящая цена часа - 2 143 ₽.

Ваш коэффициент здесь - это отношение всех часов к оплаченным: 160 / 84 = 1,9. Считается он так же, по кварталу, и так же применяется ко всем ставкам сразу.

И здесь есть рычаг, которого нет в торговле. Поднимите оплаченные часы со 84 до ста - и час подешевеет до 1 800 ₽ при тех же людях и той же зарплате. Ни один поставщик такой скидки не даст. Первые часы обычно возвращаются из двух мест: пресейла и бесплатных правок, где время уходит на то, о чём заранее не договорились.

На производстве логика та же: делите не на то, что запустили в цех, а на то, что вышло годным. Коэффициент - отношение запущенного к годному.

Отдельный коэффициент для маркетплейса

Если товар идёт и в свою отгрузку, и на площадку, у него не может быть одного числа. К закупке там добавляется комиссия, логистика до склада площадки, платное хранение, обратная логистика по возвратам и утилизация непринятого.

Считать это в общей куче нельзя: комиссия берётся от цены продажи, а не от партии. Меняете цену - меняется и она, и себестоимость поедет следом.

Поэтому у товара в двух каналах два коэффициента. Не потому, что площадка хуже: у неё свой объём, и сто рублей со ста сделок лучше двухсот с десяти. А потому, что цену в каждом канале нужно назначать от своей себестоимости, а не от общей средней, которой не существует.

Что сделать на этой неделе

Тридцать минут, и не нужно ничего внедрять.

• Возьмите три суммы за прошлый квартал - закупка, расходы на доведение товара, списания и уценки. Всё это уже есть в бухгалтерии, отдельных выгрузок не потребуется.
• Посчитайте коэффициент по формуле выше и запишите его рядом с датой.
• Проверьте на трёх ходовых позициях, что получится с маржой, если умножить закупку на этот коэффициент. Если маржа по какой-то из них уходит ниже десяти процентов - это первый кандидат на разговор о цене.

Дальше правило на каждый день: любая скидка считается от закупки, умноженной на коэффициент. Одно это решение обычно возвращает больше, чем весь пересчёт.

Если считать не в чем, возьмите наши бесплатные шаблоны финучёта: там есть и движение денег, и платёжный календарь, и модель, в которой видно, что будет с прибылью при другой цене.