Как контролировать управляющего: пять цифр для собственника

Сначала проверьте, хватит ли денег до платежей

Денег сегодня может не хватать на платежи через две недели. Сравните самый низкий прогнозный остаток на четыре недели с вашим резервом.

Допустим, у вас опт, выручка 10 000 000 ₽ в месяц, на счетах 1 200 000 ₽. Поступления берите из ведомости покупателей, выплаты из списка платежей. Числа условные, подставьте свои. Продажи без заказа и обещания просрочивших клиентов исключите.

На второй неделе: 1 400 000 + 800 000 - 1 500 000 = 700 000 ₽. Это минимум на концах недель. Ваш резерв по ближайшему обязательному платежу, который нельзя перенести, - 800 000 ₽. Покрытие: 700 000 / 800 000 = 0,875, или 87,5%. До границы не хватает 100 000 ₽, хотя ни одна неделя не заканчивается минусом.

При крупных платежах проверяйте минимум по дням: таблица может скрыть провал во вторник и поступление в пятницу. Способ собрать даты есть в статье о платёжном календаре.

При покрытии ниже единицы управляющий до новой закупки предлагает ускорить оплату, согласовать перенос платежа или отложить покупку. Вы выбираете вариант.

Пять строк, которые вы видите без пересказа

По каждой строке запишите факт на дату, лимит, источник и действие. Используйте готовые выгрузки бухгалтера: исходные отчёты разобраны в статье Управленческая отчётность.

Маржу смотрите в рублях: стабильного процента при падении продаж уже не хватает на команду. Граница - ваши постоянные расходы и целевая прибыль за тот же месяц.

Продажи сравнивайте с планом на те же даты. Маржу берите за последний закрытый месяц с указанием периода. Текущей себестоимости у вас нет - ставьте «нет данных», предварительную цифру подписывайте как оценку.

Четвёртая строка проверяет полноту выплат в прогнозе, пятая выделяет из них решения управляющего. Повторно складывать их нельзя: заказ может присутствовать в обеих. Все долги покупателей тоже не равны поступлениям месяца - в прогноз входят суммы с ожидаемыми датами.

Сверяйте источник и назначайте действие

Банк вы открываете сами по всем счетам, сверяете остаток на ту же дату. Внутренние переводы выручкой не считайте. Маржу, неоплаченные договоры и сроки долгов проверяйте по бухгалтерским выгрузкам.

Управляющий предлагает действия, бухгалтер подтверждает суммы, вы утверждаете границы. Доступ к цифрам финансового директора держите прямым, как описано в статье о подчинении финансового директора.

Лимит просрочки выбирайте по сумме, которую бизнес способен финансировать до следующей проверки. Лимит самостоятельных расходов - из бюджета после обязательных выплат и резерва. При превышении управляющий сначала согласует обязательство, затем подписывает заказ.

Сигнал: причина, сумма под риском, предложение, ответственный и дата. В примере - 100 000 ₽ ко второй неделе. Границы соблюдены - вы оставляете способ выполнения управляющему.

Три бизнеса, три повода вмешаться

Ниже условные примеры за последний закрытый месяц. План пересчитан на фактический объём, прочие расходы неизменны. Подставьте свои суммы.

В опте при выручке 10 000 000 ₽ маржа по плану 22%, по факту 19,8%. Недополученные 220 000 ₽ забирают 36,7% плановой прибыли 600 000 ₽. Выручка выполняется. Вы назначаете срок пересмотра скидок и условий закупки, без проверки каждой накладной.

В услугах смотрите полную стоимость команды со взносами. При выручке 4 000 000 ₽ доля ФОТ 48% вместо плановых 44% даёт лишние 160 000 ₽, 32% плановой прибыли 500 000 ₽. Вы проверяете границы оплаченных работ: новый найм может закрепить бесплатные доработки в расходах. Управляющий обосновывает ставку выручкой.

На производстве берите списания и переделки, если бухгалтерия уже выделяет их. При выпуске по себестоимости 6 000 000 ₽ потери 3,5% вместо плановых 2% дают лишние 90 000 ₽, 20% плановой прибыли 450 000 ₽. Состав затрат базы и потерь одинаковый, без двойного включения брака. Вы просите план снижения потерь. Строки нет - пишите «нет данных».

Перевод отклонений в рубли разобран в статье Отчёты есть, а решения не меняются. Здесь эти суммы становятся границами самостоятельности управляющего и повесткой встречи.

Почему вы проверяете всё или ничего

Вы поправляете скидки, а общая маржа остаётся без хозяина. При уровне из примера месяц такой занятости оставляет 220 000 ₽ недополученной прибыли. Начните встречу с этой суммы.

Страшно обидеть управляющего проверкой. Вы обсуждаете успехи, а разница по ФОТ стоит 160 000 ₽ за месяц. Договоритесь о доступе к цифрам заранее, чтобы каждый раз не доказывать право спросить.

Вы просите ещё один отчёт. Если потери производства и база неизменны, месяц ожидания добавляет 90 000 ₽. Уточняйте то, что меняет решение; подтверждённая сумма требует действия.

Три ошибки в контроле

Проверять только оплаченные расходы. Управляющий укладывается в лимит платежей, но подписывает заказы на следующий месяц. В лист входят и неоплаченные обязательства. После платежа заказ переходит из неоплаченного в оплаченный, учитывается один раз.

Записывать возврат долгов в прибыль. Возврат 2 000 000 ₽ дебиторки увеличивает кассу, прибыль повторно не возникает. Пока деньги заморожены, при условной стоимости денег 24% годовых они стоят 40 000 ₽ в месяц. Подставьте свою ставку. Склад устроен так же; отдельный убыток появляется при списании.

Растягивать последнее отклонение на год. Умножать месячные 220 000 ₽ на число месяцев можно, только когда маржа и база держатся на новом уровне. Показатель ползёт или меняется выручка - сложите каждый месяц отдельно. Потерю маржи с браком не суммируйте, если он уже входит в её себестоимость.

Что сделать на этой неделе за 20 минут

Исходные отчёты уже должны быть доступны. Восстановление учёта и ручная разметка сотен платежей в эти минуты не входят.

• За пять минут откройте банк и выгрузки. Проверьте остаток, дату и источники пяти строк. Недостающую отметьте «нет данных» и назначьте срок её появления.
• За пять минут сравните строки с границами: резервом, расходами и целевой прибылью, лимитами долгов и самостоятельных расходов. На первой встрече запишите границы из своего бюджета.
• За 10 минут выберите самое дорогое отклонение и предложение управляющего. Утвердите действие, ответственного и дату. Денег не хватает к платежу - начните с него.

На следующей встрече вы сначала проверяете результат этого действия. Ниже резерва или при обязательстве вне бюджета управляющий сообщает сразу, не ждёт пятницы.