Финансовый аудит бизнеса: признаки, что деньги вышли из-под контроля

Сверка, с которой начинается любой аудит

Аудитор в первый день делает одно действие: сводит прибыль с деньгами. Всё остальное - следствие того, что эта сверка не сошлась. Сделайте её сами.

Нужны два документа, оба уже в бухгалтерии: отчёт о прибылях за последние двенадцать месяцев и оборотно-сальдовая ведомость на две даты - год назад и сегодня. Дальше восемь строк. Начните с чистой прибыли после налогов и добавляйте к ней по порядку.

Подставьте свои. Четыре строки после прибыли деньги забирают, три возвращают. Амортизацию прибавляют обратно: из прибыли её вычли, а со счёта не ушло ни рубля - сумму за год бухгалтер назовёт одной строкой. Оборудование, наоборот, вычитается целиком: деньги ушли сразу, а в прибыль оно попадёт частями за несколько лет.

Получилось, что остаток на счетах за год должен был упасть на 1 200 000 ₽. Смотрите факт: с 1 800 000 ₽ до 200 000 ₽, то есть на 1 600 000 ₽.

Денег на счетах на 400 000 ₽ меньше, чем должно быть, и эту разницу не объясняет ни одна из восьми строк.

Проверьте обратным счётом: из 1 800 000 ₽ вычесть посчитанные 1 200 000 ₽ - на счетах должно было остаться 600 000 ₽. Осталось 200 000 ₽.

Почему прибыль вообще не равна деньгам, разобрано в Прибыль есть, а денег нет. Здесь важно другое: после вычета всех известных причин остаётся либо ноль, либо сумма без объяснения. Аудит начинается с неё.

Что говорит ваша цифра

Разделите расхождение на годовую прибыль: само по себе оно ни о чём не говорит.

До 5% прибыли - обычный шум учёта: округления, разные даты признания выручки и оплаты, мелкий подотчёт. Не трогайте, дороже выйдет.

От 5% до 15% - в бизнесе есть два-три места, где деньги проходят мимо цифр. Они находятся за неделю и без посторонних.

Больше 15% - решения вы принимаете по цифрам, которые ваш бизнес не описывают. Дальше считать бесполезно: сначала нужно понять, чего в цифрах нет.

В нашем примере 400 000 / 3 600 000 = 11,1%, средняя зона: месяц и десять дней вашей прибыли уходят в никуда каждый год.

Искать эти деньги начинайте с четырёх мест, они дают почти все расхождения: наличная выручка, проведённая в учёте, но доехавшая до банка не полностью; корпоративные карты и подотчёт без закрывающих документов; зачёты и бартер с поставщиками, проходящие мимо банка; авансы поставщикам за то, что ещё не пришло, - деньги со счёта ушли, а ни расходом, ни складом ещё не стали.

Ещё четыре признака, каждый в одно число

Сверка ловит деньги, ушедшие мимо учёта. Остальное ловится так же быстро.

Сколько дней проходит от конца месяца до готовых цифр. До десяти дней - вы управляете. От десяти до двадцати - смотрите в прошлое, но успеваете среагировать. Больше двадцати - к тому моменту, когда вы видите август, сентябрь уже прожит вслепую. Цена задержки считается прямо: 400 000 ₽ в год - это 33 000 ₽ в месяц, и каждый лишний месяц ожидания стоит вам ровно этой суммы. Два месяца сверх нормы - 66 000 ₽, которые утекут до вашего первого решения. Какие отчёты должны лежать на столе - Управленческая отчётность: четыре отчёта.

Насколько фактическая маржа ниже прайсовой. Разница больше пяти пунктов означает, что прайс у вас существует отдельно от результата, и вы считаете скидки по документу, которого в сделках нет (Маржинальность 40% в прайсе и 20% по факту).

Три крупнейшие статьи расходов по памяти. Назовите три и в правильном порядке, потом откройте отчёт и сравните. Не совпал порядок - у вас есть расходы, за которые не отвечает никто, и растут они быстрее остальных (Куда уходят деньги в бизнесе).

На сколько дней вперёд вы знаете свои платежи. Меньше тридцати - вы управляете деньгами по остатку на счёте, и любой крупный платёж поставщику превращается в срочный поиск денег (Кассовый разрыв: что делать).

Три бизнеса, три разные строки

Опт - строка наличной выручки. Часть отгрузок в примере оплачена наличными, и продажи в учёте проведены: прибыль их видит, товар списан. А до банка деньги доехали не все - остаток разошёлся на мелкие расходы без документов и встал в сверке необъяснённой разницей. Проверка на полчаса: сложите проведённую наличную выручку за год и сравните с инкассациями в выписке банка.

Услуги - строка подотчёта. Агентство: выручка 24 000 000 ₽, чистая прибыль 2 800 000 ₽ за год, расхождение по сверке 350 000 ₽. Это 12,5% годовой прибыли, и оно целиком в корпоративных картах: списано с карт 1 900 000 ₽, закрывающих документов принесли на 1 550 000 ₽, а разница второй год висит на сотрудниках невозвращённым подотчётом - со счёта она ушла, расходом так и не стала. Одно письмо в банк с выпиской по картам за год закрывает вопрос.

Производство - строка списания сырья. Цех: выручка 32 000 000 ₽, сырьё 55% от неё, то есть 17 600 000 ₽ в год, чистая прибыль 2 100 000 ₽. Сверка сходится с расхождением 60 000 ₽ - меньше 3% прибыли, зелёная зона. А деньги теряются: по нормам расхода на выпущенный объём сырья должно было уйти на 16 600 000 ₽, списано на 17 600 000 ₽. Лишний миллион в год, шесть процентов сверх нормы, почти половина годовой прибыли - и учёт признал это законной себестоимостью. Сверка такое не ловит: деньги ушли не мимо учёта, а через него. Здесь работает сравнение нормы с фактическим списанием по одной позиции.

Почему эту проверку откладывают

Она читается как недоверие бухгалтеру. Человек работает у вас семь лет, сдаёт отчётность без штрафов, и просьба свести прибыль с деньгами звучит как намёк. Только сверка не про него: он считает по правилам учёта, и его цифры корректны. Отказ от неудобного разговора стоит ровно 400 000 ₽ в год.

Пока деньги на счёте есть, вопрос не срочный. Расхождение не приходит счётом, поэтому ждёт своей очереди годами. За три года это уже 1 200 000 ₽ при той же прибыли 3 600 000 ₽ - треть годового результата, растворившаяся по 33 000 ₽ в месяц.

Есть риск узнать, что причина - вы. Чаще всего расхождение кончается не воровством, а собственными решениями, принятыми без счёта. В нашем примере рядом с ним стоят изъятия на 2 400 000 ₽ - две трети годовой прибыли, взятые не одним решением, а сорока переводами по случаю. Эта строка в сверке видна первой и объясняет пустой счёт лучше любой недостачи.

Три ошибки самопроверки

Сверять месяц вместо года. На коротком отрезке шум перекрывает сигнал: одна крупная отгрузка двигает дебиторку на сотни тысяч, и вы получите «расхождение», которого нет. Берите двенадцать месяцев.

Забыть амортизацию, оборудование и кредиты. Купленная машина ушла деньгами сразу, а в прибыли сидит частями - амортизацией: покупку вычитают целиком, амортизацию возвращают обратно. Погашенное тело кредита тоже ушло деньгами и тоже не расход. Пропустите эти строки - и сверка покажет дыру размером с капвложения или с годовую амортизацию.

Начать с людей, а не с процессов. Расхождение не доказывает воровства и не называет виноватого. Начинайте с четырёх мест из раздела выше: там причина в том, что операция не оставляет следа.

Что сделать на этой неделе

Тридцать минут вашего времени и одно письмо бухгалтеру.

• Запросите оборотку на две даты - год назад и сегодня - и отчёт о прибылях за двенадцать месяцев. Пять минут на письмо.
• Заполните восемь строк и посчитайте. Двадцать минут вместе с поиском суммы, которую вы забрали себе за год.
• Разделите расхождение на годовую прибыль и приложите шкалу. Пять минут.

Сверку стоит повторять раз в квартал по последним двенадцати месяцам и смотреть на динамику: расхождение, которое держится на одном уровне, показывает постоянное место утечки, а выросшее за квартал вдвое означает, что в бизнесе изменилось что-то, чего вы пока не видите.