Бюджет есть в экселе, а бизнес живёт по факту: почему план расходится с реальностью

Бюджет расходов в одну строку

План в виде столбика сумм расходится с фактом по одной причине: часть ваших расходов ходит за выручкой, а в файле стоит фиксированным числом. Разделите расходы на две части - и план начнёт пересчитываться сам.

Возьмите в вашем отчёте о прибыли два месяца прошлого года: с самой низкой выручкой и с самой высокой. Оптовая компания, стройматериалы. Подставьте свои.

Выручка выросла на 4 000 000 ₽, расходы - на 2 800 000 ₽. Разделите одно на другое: 2 800 000 / 4 000 000 = 0,70. Семьдесят копеек с каждого рубля выручки - переменная часть: закупка, доставка, сдельная оплата, комиссии. Остальное от продаж не зависит: 7 400 000 - 0,70 × 8 000 000 = 1 800 000 ₽ в месяц.

Проверьте на втором месяце: 1 800 000 + 0,70 × 12 000 000 = 10 200 000 ₽ - ровно факт сентября. Формула описывает ваш бизнес, а не один месяц.

Теперь бюджет расходов - не двадцать строк, а одна: 1 800 000 + 0,70 × выручка. Те же два числа дают вам порог, ниже которого бизнес уходит в минус (как считается точка безубыточности).

Пересчитайте план по той выручке, которая случилась

План на март: выручка 11 000 000 ₽, расходы 9 500 000 ₽, прибыль 1 500 000 ₽. Факт: выручка 9 020 000 ₽, расходы 8 930 000 ₽, прибыль 90 000 ₽.

Сравнение с декабрьским планом успокаивает: расходы на 570 000 ₽ ниже плановых, вы как будто сэкономили. Подставьте в формулу фактическую выручку: 1 800 000 + 0,70 × 9 020 000 = 8 114 000 ₽. Столько вы имели право потратить при таких продажах. Потратили 8 930 000 ₽. Настоящее отклонение - перерасход 816 000 ₽, а не экономия.

Дальше падение прибыли раскладывается на две причины, обе считаются умножением. Выручка не дошла на 1 980 000 ₽, с каждого рубля вам оставалось 30 копеек: 0,30 × 1 980 000 = 594 000 ₽. Перерасход - 816 000 ₽. Вместе 1 410 000 ₽, и это ровно разница между плановой прибылью и фактической. Ответ на вопрос «месяц или мы» получен за два действия: на месяц приходится 42% провала, на вас - 58%.

Какое отклонение требует решения

Порог у вас свой, и берётся он из вашей плановой прибыли за месяц - в примере это 1 500 000 ₽. Отраслевые обзоры тут не помогут: их считают по компаниям с другой структурой расходов.

Меньше 5% прибыли (меньше 75 000 ₽) - шум учёта: документы пришли в другом месяце, премию выплатили на неделю позже. Не разбирайте, потеряете вечер.

От 5 до 20% (от 75 000 ₽, но меньше 300 000) - одна строка-кандидат. Проверьте, разовое это у вас или новый уровень: разовое оставьте, уровень тронуть придётся.

От 20 до 50% (от 300 000 ₽, но меньше 750 000) - решение в этом же месяце: за квартал это от 0,6 до 1,5 вашей месячной прибыли.

50% и больше (от 750 000 ₽) - перерасход съедает половину месячного заработка и больше. Повторился второй раз в том же размере - это уже не отклонение, а новая структура расходов: пересобирайте долю и постоянные.

В примере 816 000 ₽ - четвёртая полоса. Шкала строится на ваших числах: при плановой прибыли 400 000 ₽ в месяц те же 816 000 ₽ - это два месячных заработка.

Три бизнеса, три разные строки

Опт - строка закупки. Весь перерасход марта сидит в ней: переменная часть уехала с 70 копеек с рубля до 79. Девять копеек - это поднятая поставщиком цена, которую вы не перенесли в прайс. Рычаг тут один из двух: цена продажи или условия поставки.

Услуги - строка фонда оплаты труда. Проектное бюро: постоянные 2 100 000 ₽ в месяц, доля переменных 0,25. Порог - 2 100 000 / 0,75 = 2 800 000 ₽ выручки только чтобы выйти в ноль. Каждый новый человек полной стоимостью 120 000 ₽ поднимает порог на 160 000 ₽ выручки в месяц. И падение продаж бьёт сильнее: недополученные 800 000 ₽ выручки уносят 600 000 ₽ прибыли, у опта с той же суммы - 240 000 ₽, в два с половиной раза меньше. В услугах ваш бюджет упирается в решение о найме: порог двигают люди.

Производство - строка сырья. Цех оплатил за месяц сырья на 3 200 000 ₽, в производство ушло 2 600 000 ₽. В бюджете платежей это перерасход 600 000 ₽, в прибыли расхода нет: деньги перешли в запас. Умножать их на двенадцать месяцев нельзя: сумма заморожена один раз, а не тратится заново. Стоит она стоимостью денег: при 25% годовых (подставьте свою) это 150 000 ₽ в год, пока лежит. Рычаг - поставка дважды в месяц: остаток падает до 300 000 ₽, половина возвращается на счёт и перестаёт стоить 75 000 ₽ в год.

Почему бюджет забрасывают к марту

Отклонение читается как оценка себе. План вы ставили сами, в декабре, и первое расхождение выглядит доказательством, что считать вы не умеете. Файл закрывается, но перерасход от этого не прекращается: в марте 816 000 ₽, в апреле 790 000, в мае 840 000 - эти месяцы складываются, а не умножаются: уровень колеблется. За квартал 2 446 000 ₽, больше полутора ваших месячных прибылей. Это тот же механизм, из-за которого отчёты есть, а решения не меняются.

План собран из «хочу», а не из своих коэффициентов. Выручку в бюджете подняли на 25%, потому что надо расти, и под неё сразу поставили постоянные: человек в отдел, склад, подрядчик. Постоянные выросли с 1 800 000 до 2 200 000 ₽, и порог поднялся с 6 000 000 до 7 333 000 ₽ выручки в месяц. Вам нужно находить лишние 1 333 000 ₽ продаж каждый месяц только чтобы остаться при прежней прибыли. Выручка тем временем осталась прошлогодней. Постоянные - это обещание платить независимо от продаж: ставьте их под желаемую выручку только после того, как посчитан вариант, где она не пришла (для этого и нужна финансовая модель).

Ждут закрытия месяца. Март закрывается к 20 апреля, решение вы принимаете в мае. За это время 816 000 ₽ марта и 790 000 ₽ апреля прожили без вашего вмешательства - 1 606 000 ₽. Для решения точность закрытого месяца не нужна: три крупнейшие строки по банку на пятый рабочий день дают отклонение с погрешностью около 5%, и этого хватает (какие отчёты для этого нужны).

Три ошибки в счёте

Сравнивать факт с декабрьским планом. В примере такое сравнение показывает экономию 570 000 ₽ там, где перерасход 816 000 ₽. Цена неправильной базы сравнения - 1 386 000 ₽ разницы в оценке месяца, и решение вы принимаете по ней.

Считать оплату расходом. Оплаченное сырьё, товар на складе, аванс подрядчику - это ваши деньги в запасе: в бюджете платежей они отклонение, в прибыли их нет. Спутаете два документа - урежете закупку там, где вопрос в календаре платежей.

Умножать отклонение месяца на двенадцать. 816 000 × 12 = 9 792 000 ₽ - цифра, которой не будет: страховка и налог на имущество приходят в один месяц, отпуска в другой. Месяцы складываются по отдельности. Обратное тоже верно: держится третий месяц в том же размере - это не отклонение, а ваша новая доля переменных, 0,79 вместо 0,70, и считать дальше надо от неё.

Что сделать на этой неделе

Первые два шага можно отдать бухгалтеру вместе с этой страницей. Третий остаётся за вами: порог и хозяев строк назначает собственник.

• Посчитайте свои два числа. Месяц с низшей выручкой и месяц с высшей, одно деление и одно вычитание. 30 минут.
• Пересчитайте прошлый месяц по факту выручки и назовите настоящее отклонение: сколько дал недобор продаж, сколько перерасход. 15 минут.
• Поставьте порог в рублях от своей месячной прибыли и назначьте три крупнейшие строки расходов трём людям по именам. 15 минут.

Дальше это две минуты в месяц: подставили фактическую выручку, сравнили с фактом расходов, посмотрели на шкалу. Ваш бюджет перестаёт быть обещанием и начинает показывать отклонение, пока его ещё можно исправить.