Платёжный календарь: как видеть нехватку денег за две недели, а не в день оплаты

Срок оплаты, по которому клиенты платят на деле

Платежи в календаре знаете вы сами: зарплата, аренда, налоги, поставщики. Приход зависит от клиентов, и дата в договоре говорит только о том, когда они обещали. Поэтому первым считайте не остаток, а срок, за который деньги действительно приходят.

Вам нужны три числа из вашей бухгалтерии: дебиторка на начало прошлого квартала, на его конец и выручка за квартал. Оптовая компания, стройматериалы, отсрочка по договорам 14 дней. Подставьте свои.

Разделите среднюю дебиторку на выручку в день: 7 200 000 / 300 000 = 24 дня. Столько в среднем проходит у вас от отгрузки до оплаты. По вашим договорам 14, разница 10 дней.

Дебиторку и выручку берите в одной базе: обе с НДС или обе без. В отчёте о прибыли выручка обычно без налога, а долг клиента всегда с ним, и смешанный счёт завысит срок.

Теперь посмотрите на ближайшие две недели. Всё, что вы отгрузили до сегодня и ещё не получили, - 7 200 000 ₽. По договорам за 14 дней должно прийти всё. По фактическому сроку придут только отгрузки, у которых 24 дня истекают внутри этих двух недель, - 14 дней выручки, 4 200 000 ₽.

Обратите внимание, что колонка «по договорам» считает не только будущее. Отгрузки, которым сегодня от 15 до 24 дней, - 10 дней выручки, 3 000 000 ₽ - по договору просрочены уже сейчас. Календарь молча переносит их вперёд и ставит приходом ближайшей недели целиком, хотя ни один из этих клиентов срок уже не соблюл. Фактический срок обходится с ними честнее: ставит на 24-й день от отгрузки, то есть в начало окна, а хвост окна занимают отгрузки посвежее.

Разница - те самые 10 дней выручки: 10 × 300 000 = 3 000 000 ₽. Это не убыток и не месячная потеря: деньги придут, но позже, чем вы их ждёте, и эта сумма висит в прогнозе постоянно, пока клиенты платят так же. 600 000 ₽ - меньше, чем уходит у вас за два дня этих недель.

Число одно на весь ваш бизнес. Ставьте каждый ожидаемый платёж клиента на дату отгрузки плюс 24 дня, и прогноз перестаёт угадывать.

Когда хватит сдвига, а когда вопрос не в календаре

Разница между фактическим и договорным сроком говорит, что делать дальше.

Меньше 3 дней - ваши клиенты платят почти по договору. Ставьте приход по датам договоров, погрешность меньше, чем у вашего прогноза продаж.

От 3 до 10 дней, не включая 10 - сдвиньте весь приход на фактический срок и пересчитывайте его раз в месяц.

10 дней и больше - сдвиг обязателен, но одним календарём вопрос не закрыть. Деньги, которые лежат у клиентов сверх договора, вы финансируете сами. В примере это 3 000 000 ₽, и при 25% годовых (подставьте свою ставку) они стоят 750 000 ₽ в год. Как считать цену отсрочки и где ставить лимиты по сроку и сумме - в статье про то, что делать, когда клиент просит отсрочку.

В примере 10 дней - третья полоса.

Три бизнеса, три разные строки

Опт - строка поступлений от клиентов. Разобран выше: приход сдвигается на 24 дня, прогноз теряет 3 000 000 ₽ воображаемых денег.

Услуги - строка зарплаты. Проектное бюро, выручка 3 400 000 ₽ в месяц. Клиенты платят по актам: 2 800 000 ₽ приходит в первые десять дней, остальные 600 000 ₽ растянуты на двадцать дней, по 30 000 ₽ в день. Расходы: зарплата на руки 1 800 000 ₽ - 1 080 000 ₽ 10-го и аванс 720 000 ₽ 25-го; НДФЛ и взносы 720 000 ₽ 28-го; аренда 250 000 ₽ 5-го и ещё 330 000 ₽ на подрядчиков и текущее, примерно по 11 000 ₽ в день. Налоги здесь посчитаны по льготному тарифу для малого и среднего бизнеса: сумма на руки умножается примерно на 1,4, свой множитель возьмите из расчётной ведомости - как считается полная стоимость команды, разобрано отдельно.

Месяц даёт плюс 300 000 ₽: 3 400 000 прихода минус 3 100 000 расходов. А неделя с 24-го по 30-е выглядит так:

1 307 000 / 300 000 = 4,36: к последней неделе на счёте должно лежать вчетверо с лишним больше, чем весь месячный плюс. Календарь по месяцам вам этого не покажет - в нём месяц закрылся в плюс, и вопросов нет. Ведите его по неделям, тогда свободные деньги первой декады перестанут уходить в закупку и дивиденды.

Производство - строка авансов поставщикам. Цех заказывает партию сырья на 2 400 000 ₽: половина предоплатой за три недели до поставки, половина при поставке. Если платёж стоит в календаре на дату поставки, неделя заказа выглядит богаче на 1 200 000 ₽, чем есть. Ставьте платёж на дату оплаты из договора поставки. Дата из плана закупок говорит, когда приедет сырьё, а не когда уйдут деньги.

Почему календарь бросают через месяц

«Календарь промахнулся, значит, он врёт». Первая же неделя с приходом ниже плана выглядит доказательством, что прогнозировать деньги нельзя. Хотя весь промах в 3 000 000 ₽ сидел в одном числе, сроке оплаты, и исправляется за десять минут. Бросив календарь, вы возвращаетесь к остатку в банке и видите неделю с 600 000 ₽ в день зарплаты, когда из решений остаётся только занимать.

«Надёжнее держать запас на счёте». Без прогноза собственник держит подушку на размер своей неуверенности. Если это те же 3 000 000 ₽, при 25% годовых они стоят 750 000 ₽ в год: столько вы платите за то, что не знаете, в какую неделю деньги понадобятся.

«Календарь - это работа бухгалтера». Вносить платежи может бухгалтер, но перенести аванс поставщику на 1 200 000 ₽ или позвонить крупному должнику может только собственник. Если календарь смотрят без вас, красная неделя обнаруживается, но двух недель на решение у неё уже нет. Что именно смотреть в отчётах раз в неделю, разобрано в статье про управленческую отчётность.

Три ошибки при ведении

Вносить факт вместо плана. Календарь, в который каждый вечер записывают прошедшие платежи, превращается в отчёт о движении денег. Он точен и ничего не предупреждает. Ценность календаря в строках, которые ещё не случились.

Расписывать три месяца по строкам. Это вечер работы каждую неделю, и его не будет. Точно вам нужны две недели вперёд: в них вы принимаете решения. Дальше хватит одной строки средней недели по приходу и платежам.

Не обновлять срок оплаты. 24 дня посчитаны по прошлому кварталу. Если ваши клиенты стали платить за 30, в прогнозе появляются ещё 6 дней выручки, 1 800 000 ₽, которых на счёте не будет. Пересчитывайте срок раз в месяц по свежим остаткам дебиторки.

Когда красная неделя уже видна, порядок действий от дешёвых денег к дорогим разобран в статье Кассовый разрыв: что делать сегодня.

Что сделать на этой неделе

Все данные уже лежат в вашей бухгалтерии и в банке, так что календарь вы заведёте с нуля за один присест.

• Посчитайте фактический срок оплаты. Дебиторка на начало и конец квартала, выручка квартала, одно деление. Сравните с договором и найдите свою полосу. 10 минут.
• Заполните две недели вперёд. Платежи по датам оплаты, приход по дате отгрузки плюс ваш срок. Если календаря нет, возьмите шаблон на 53 недели с планом и фактом. 30 минут.
• Найдите первую неделю, где остаток меньше платежей следующей недели, и поставьте на неё одно действие с суммой: перенос аванса, звонок должнику, сдвиг закупки. 10 минут.