Сколько вы можете платить команде: потолок ФОТ по вашим цифрам

Почему процент от выручки ничего вам не говорит

Зарплаты платятся не из выручки. Из выручки сначала уходит закупка или прямые затраты на работу, и только то, что осталось, - валовая прибыль - делится между командой, остальными расходами и вами.

Поэтому общий норматив ничего не значит. У оптовой компании с маржой 22% и у агентства с маржой 60% при одинаковых 12% ФОТ от выручки положение противоположное: первая отдаёт команде больше половины всего, что заработала, вторая - пятую часть.

Считать нужно две вещи, и обе не те, что вы держите в голове.

Полную стоимость команды, а не сумму на руки. К тому, что человек получает, добавьте НДФЛ и страховые взносы: на общем тарифе выплата на руки умножается примерно на 1,5, на льготном тарифе для малого и среднего бизнеса - около 1,4. Точный множитель у вас в расчётной ведомости. В голове почти всегда сидит сумма на руки, а она на треть меньше настоящей.

Долю этой суммы в валовой прибыли, а не в выручке. Только её есть с чем сравнить: с вашим же прошлым годом и с вашим потолком.

Ваш потолок считается из трёх чисел

Компания с выручкой 10 млн ₽ в месяц, валовая маржа 22%. Подставьте свои.

Валовая прибыль: 10 000 000 × 22% = 2 200 000 ₽ в месяц. Это всё, чем вы располагаете.

Команда получает на руки 780 000 ₽. Полная стоимость: 780 000 / 0,87 = 896 552 ₽ начислено, плюс взносы 30% - 268 966 ₽. Итого 1 165 000 ₽.

Доля в выручке - 11,7%, и она выглядит скромно. Доля в валовой прибыли - 53%. Половина всего, что компания заработала, уходит людям ещё до аренды.

Теперь потолок. Из валовой прибыли вычтите то, что не обсуждается:

1 180 000 / 2 200 000 = 53,6%. Это ваш норматив, посчитанный из ваших чисел, а не взятый из чужой отчётности.

Факт 1 165 000 против потолка 1 180 000. Запас - 15 тысяч рублей в месяц на всю компанию. Прибавка начальнику склада стоит 30 тысяч полной стоимостью, то есть вдвое больше запаса, и платить её вы будете из своей прибыли.

Строка «прибыль» здесь - не остаток, а такое же обязательство, как аренда: стоит последней - не получает ничего. Сколько её нужно, чтобы бизнес держался, считается через точку безубыточности. Поставите здесь ноль - потолок вырастет до 1 580 000 ₽, покажет запас в 414 тысяч, и вы раздадите прибавками собственную прибыль.

Что стоит одна прибавка

Прибавка 20 000 ₽ на руки - это 29 900 ₽ для компании и 359 000 ₽ за год. При целевой прибыли 400 000 ₽ в месяц вы отдали 7,5% годовой прибыли за одно решение, принятое в десятиминутном разговоре.

На двенадцать здесь умножать честно: оклад перешёл на новый уровень и на нём остался. С премиями и переработками так делать нельзя. Они не стоят на месте: 40 тысяч в марте, 15 в апреле, 70 в мае. Средняя за квартал, умноженная на двенадцать, даст число, которого не было ни в одном месяце, - такие выплаты складываются по факту, месяц за месяцем.

Проверьте прошлый год: сложите прибавки к окладам, умножьте на свой множитель и на число месяцев, которые они действовали, отдельно сложите премии по факту. Сумма покажет, сколько стоила серия решений, каждое из которых казалось мелким. Обычно выясняется, что переменная часть выросла сильнее окладов, а разговоров о ней не было ни одного.

ФОТ - это три строки, и мерка у каждой своя

Общая доля показывает, что запаса нет. Где именно давит, она не говорит: внутри фонда три группы, которые ведут себя по-разному.

Те, чей труд продаётся. Специалисты в услугах, бригада на объекте, цех на производстве. Их зарплата растёт вместе с заказами, и резать её бессмысленно: снимете человека - потеряете выручку. Мерка тут выработка: сколько валовой прибыли приходится на одного человека группы и куда это число движется от квартала к кварталу. Рычаг - загрузка, а не ставка; как считать долю оплаченного клиентом времени, разобрано в статье про коэффициент себестоимости.

Коммерция. Здесь важна не сумма, а база премии. Премия 5% от выручки при марже 22% забирает 23 копейки с каждого рубля валовой прибыли. Стоит менеджеру дать скидку 10%, чтобы дожать сделку, - и та же премия забирает уже 38 копеек: скидка вычитается из вашей маржи целиком, а премия считается от полной суммы счёта. Куда девается разница между прайсом и счётом - Маржинальность 40% в прайсе и 20% по факту.

Администрация и бэк-офис. Бухгалтерия, кадры, офис, ассистенты. Они не приносят выручку и не исчезают, когда она падает. Мерка - доля в валовой прибыли и её движение при росте: выросли на 30% по обороту, а доля не сдвинулась - значит вы наняли ровно столько, сколько добавили дела.

Почему оклады назначаются не по проценту

Потолок посчитать легко. Трудно применить его к живому человеку, который сидит напротив.

Зарплата назначается в разговоре, а процент живёт в отчёте. Разговор происходит сейчас, у него есть лицо и интонация, таблица лежит в другой папке. В момент решения цифры рядом нет, и десять минут разговора назначают те самые 359 тысяч в год. Открыть таблицу перед разговором стоит две минуты.

Прибавку получает тот, кто попросил. Не тот, кто нужнее и кого дороже заменить, а тот, кому хватило духу зайти. Через два года структура зарплат отражает характер людей, а не их вклад, и первым уходит тот, кто ни разу не просил. «Он со мной пять лет» - настоящий аргумент, но оплачивает он прошлое.

Каждая уступка выглядит маленькой. Двадцать тысяч на фоне выручки в десять миллионов - ничто, на фоне запаса в пятнадцать тысяч - весь ваш запас и ещё столько же сверху. Дискомфорт от разговора считается: сложите годовую цену прибавок, которые вы дали, не сверившись с потолком.

Три ошибки

Считать фонд от выручки и сравнивать с чужим процентом. Отраслевые ориентиры собраны по отчётности крупных компаний с другой структурой затрат. Ваш ориентир один - таблица выше.

Путать накопленный долг с ежемесячным расходом. Неотгулянные отпуска - не поток, а обязательство: оно копится и однажды выплачивается разом. Ставить его в месячный фонд и умножать на двенадцать нельзя, вы завысите расходы в разы. Стоит этот долг не своим размером, а тем, что его могут предъявить в любой месяц: проверьте, хватит ли денег на счёте, если трое уйдут в отпуск в июле одновременно.

Сокращать людей вместо того, чтобы поднять цену. Увольнение сотрудника с окладом 60 000 ₽ на руки экономит около 90 000 ₽ в месяц - и стоит вам его работы, полугода на замену и разговоров в коллективе. Подъём цены на 1% при выручке 10 млн ₽ даёт 100 000 ₽ валовой прибыли и обходится одним неприятным разговором с клиентами. Сколько клиентов можно при этом потерять и остаться при тех же деньгах, посчитано в статье Почему вы не поднимаете цены.

Что сделать на этой неделе

Три подхода по полчаса, всё из бухгалтерии и банка.

• Посчитайте полную стоимость команды. Расчётная ведомость за прошлый квартал: начислено плюс страховые взносы, делите на три. Это ваш настоящий месячный ФОТ, обычно он в полтора раза больше того, что вы помните.
• Разделите на валовую прибыль за тот же квартал. Получилась ваша доля. Запишите её рядом с датой - через квартал сравните.
• Посчитайте потолок. Валовая прибыль минус прочие постоянные расходы минус прибыль, которую вы считаете обязательной. Разница между потолком и фактом - ваш бюджет на все прибавки, премии и найм: не «сколько не жалко», а конкретная сумма.

Дальше правило на каждый день: любой разговор о зарплате начинается со сверки с этим числом. Чтобы вы знали, из чего платите.