Регламент работы с дебиторкой: кто, когда и что делает, чтобы деньги возвращались

Сколько просроченного долга не возвращается за месяц

Общая сумма вашей дебиторки растёт вместе с продажами и ничего не говорит о том, работает ли ваш регламент. Говорит другое: какая часть долга, просроченного месяц назад, до сих пор не оплачена.

Вам нужен отчёт о дебиторке по срокам просрочки на две даты с разницей в месяц. В 1С он называется «Анализ дебиторской задолженности по срокам», бухгалтер выгрузит его за пять минут. Оптовая компания, упаковка и хозтовары, выручка 8 000 000 ₽ в месяц, отсрочка по договорам 21 день. Подставьте свои.

Долг, который сегодня просрочен на 31-60 дней, месяц назад стоял в строке 1-30. Больше ему взяться неоткуда. Разделите одно на другое: 700 000 / 1 400 000 = 50%. Половина того, что клиенты просрочили месяц назад, не вернулась и за следующий месяц.

Теперь ту же долю для следующей строки: 400 000 / 500 000 = 80%. Долг, переживший первый месяц просрочки, в четырёх случаях из пяти остаётся и на второй. Поэтому регламент решается в первые 30 дней: свежий долг возвращается звонком, а к 60-му дню звонить уже поздно.

Общая дебиторка за месяц выросла на 10%: 9 000 000 / 8 200 000 = 1,10. Долг старше 30 дней - на 42%: 1 700 000 / 1 200 000 = 1,42. Эти 1 700 000 ₽ при 20% годовых (подставьте свою ставку) стоят 340 000 ₽ в год. Сумма заморожена разово, на месяцы её не умножайте.

Число одно на весь ваш бизнес, по клиентам его считать не нужно.

Где ваше число на шкале

До 20% - первые шаги вашего регламента работают. Смотрите на отдельных крупных должников, а не на процесс.

Больше 20%, но не больше 40% - шаги записаны, но делаются не в тот день или не тем человеком. Проверьте, кто у вас звонит в первый день просрочки и случается ли этот звонок вообще.

Больше 40% - регламента на деле нет: долг лежит, пока его не заметите вы. Правило отгрузок должникам вводите в ту же неделю.

В примере 50%, третья полоса. Если довести долю до 20%, каждый месяц в строку 31-60 будет уходить не 750 000 ₽ из полутора миллионов свежей просрочки, а 300 000 ₽. Вместе со следующей строкой из оборота разово вернётся около 810 000 ₽. И в корзину старше 90 дней, откуда деньги возвращаются хуже всего, долга будет приходить в 2,5 раза меньше.

Регламент на одной странице

Работающий регламент умещается в таблицу на пять строк. У каждого шага день, одна роль и готовые слова. «Отдел продаж контролирует» - не шаг: у шага без имени нет исполнителя.

Главный шаг - седьмой день, и держится он на имени исполнителя. Клиента переводит на предоплату бухгалтер, по дате из отчёта, в тот же день и без отдельного разрешения. Менеджеру это решение не передают сознательно: у него в эту минуту на столе следующая отгрузка тому же клиенту, и причина подождать до конца недели найдётся всегда. Вернуть клиенту отгрузку по договору можете только вы - письменно, с суммой и датой, до которой действует исключение. Пока такого письма нет, правило срабатывает само, и разбирать каждый случай отдельно не приходится. Как заранее ставить лимиты по сроку и сумме, разобрано в статье про то, что делать, когда клиент просит отсрочку.

Три бизнеса, три разные строки

Опт - строка просроченной дебиторки. Разобран выше: доля 50%, долг старше 30 дней вырос на 42%, рычаг - звонок в первый день и предоплата с седьмого.

Услуги - строка неподписанных актов. Инжиниринговое бюро, выручка 4 500 000 ₽ в месяц, оплата через 10 дней после подписания акта. Ваш акт уходит клиенту через 5 дней после сдачи работ, подписывают его ещё 12 дней. Срок оплаты начинает течь на 17 дней позже, чем вы сделали работу, и в отчёте по срокам этих денег не видно вовсе. 17 дней выручки - 2 550 000 ₽, при 20% годовых 510 000 ₽ в год. Регламент услуг начинается до дебиторки: акт в день сдачи, звонок на третий день без подписи и пункт договора о том, что акт принят, если за пять рабочих дней не пришёл мотивированный отказ.

Производство - строка авансов клиентов. Цех металлоконструкций, четыре заказа в месяц по 2 000 000 ₽, аванс 30%, остаток через 30 дней после отгрузки. У клиентов постоянно лежит 5 600 000 ₽ - по 1 400 000 ₽ с каждого заказа. Изделие сделано под клиента, и продать его другому вы не сможете, поэтому сильнейший момент регламента здесь - отгрузка. Пропишите в договоре три платежа, все от суммы заказа: аванс 30%, ещё 40% до отгрузки, последние 30% через 30 дней после неё. Долг после отгрузки падает до 2 400 000 ₽, 3 200 000 ₽ возвращаются в оборот разово, при 20% годовых это 640 000 ₽ в год.

Почему о долге напоминают поздно

«Напомнишь до срока - клиент обидится». Письмо за три дня до даты оплаты клиент читает как сервис: у него тоже бухгалтер, который может забыть. Письмо решает, попадёт ли счёт в просрочку вообще, а звонок первого дня - вернётся ли долг в первый месяц. Часть тех 700 000 ₽, которые в примере ушли в строку 31-60, стоит за этими двумя несделанными шагами, и из этой строки 80% уходит дальше.

«Менеджер знает своего клиента, сам разберётся». Менеджер получает премию за отгрузку, и в разговоре о долге его интерес - следующая партия. Клиент с долгом 300 000 ₽ на 20-м дне просрочки просит новую отгрузку на 500 000 ₽, менеджер соглашается, и ваш риск на одном клиенте вырос в 2,7 раза: до 800 000 ₽.

«Претензия испортит отношения, до суда всё равно не дойдёт». Претензия - письмо на час работы бухгалтера. А 600 000 ₽ старше 90 дней при доле маржи 25% - это 2 400 000 ₽ продаж, которые вам придётся сделать заново, если долг спишут.

Три ошибки в регламенте

Смотреть на общую сумму. Дебиторка плюс 10% выглядит как рост вместе с продажами. Долг старше 30 дней плюс 42% за тот же месяц - это уже другой разговор, и увидеть его можно только по строкам отчёта по срокам.

Платить премию с отгрузки. С 600 000 ₽ долга старше 90 дней менеджер при премии 2% уже получил 12 000 ₽ за деньги, которых нет. Считайте премию с оплаты: тогда первый звонок должнику станет и его заботой.

Писать регламент для папки. Десять страниц с целями и терминами никто не откроет. Пять строк таблицы ваш менеджер держит перед глазами. Если шаг нельзя проверить по дате и имени, его не делают.

Если просрочка уже пробила дыру в ближайших платежах, порядок действий от дешёвых денег к дорогим разобран в статье Кассовый разрыв: что делать сегодня.

Что сделать на этой неделе

Всё нужное лежит у бухгалтера, от вас - полчаса.

• Запросите отчёт по срокам на две даты - сегодня и месяц назад. 5 минут на письмо.
• Разделите строку 31-60 сегодня на строку 1-30 месяц назад и найдите свою полосу. Там же посчитайте, насколько вырос долг старше 30 дней. 10 минут.
• Впишите в таблицу из пяти шагов имена своих людей и отдайте её менеджерам и бухгалтеру. Через месяц посчитайте долю снова. 15 минут.

Чтобы ожидаемые оплаты не превращались в прогнозе в деньги, которых не будет, ставьте их в платёжный календарь по фактическому сроку, а не по договору.