Один поставщик закрывает больше половины закупок: сколько стоит от него не зависеть

Доля в закупках ничего не говорит о риске

Опт, электрика и крепёж. Выручка 12 000 000 ₽ в месяц, доля маржи 25%: закупка 9 000 000 ₽ в месяц и 108 000 000 ₽ в год. Главный поставщик закрывает 58% закупок: 108 000 000 × 0,58 = 62 640 000 ₽ в год, или 5 220 000 ₽ в месяц. По 30 дней в месяце это 174 000 ₽ его товара со склада каждый день.

Дальше два числа, и оба уже есть в учёте.

Запас по его позициям. Остаток на складе 9 400 000 ₽ делим на дневной расход: 9 400 000 / 174 000 = 54 дня. Столько вы торгуете, если он перестанет отгружать сегодня.

Срок замены. Не по ощущению, а по вашим же документам: поиск и проверка альтернативы 14 дней, образцы и согласование 21, договор и предоплата 10, производство и доставка первой партии 30. Итого 75 дней.

Вычитаем: 75 - 54 = 21 непокрытый день. Доля 58% в этом числе не участвует вовсе, и в этом весь смысл. Поставщик с долей 80%, которого заменят за 60 дней при вашем запасе на 90, безопаснее поставщика с долей 25% с тем же сроком замены и запасом на 20 дней: у первого разрыв минус 30 дней, у второго плюс 40.

Сколько стоит один день разрыва

Легко напугать себя вчетверо. Дневная выручка по его позициям - 232 000 ₽, но это не потеря: 174 000 ₽ из них вы не заплатите поставщику. Теряете вы маржу, 58 000 ₽ в день.

Второй сценарий дешевле, и обычно случается именно он: товар не исчезает, он дорожает. Вы берёте его у конкурента с переплатой процентов в 22 к своей закупочной цене: 174 000 × 0,22 = 38 280 ₽ в день. Подставьте свою разницу, она видна по последнему срочному закупу.

Цена дня разрыва - меньшее из двух. У вас 38 280 ₽: перепродать дороже вы можете, а торговать пустой полкой - нет. Если альтернатива закрывает только часть объёма, день считается смесью - переплата на закрытой части плюс потерянная маржа на остатке: половина на половину даёт 48 140 ₽ вместо 38 280 ₽. Двадцать один день: 38 280 × 21 = 803 880 ₽ за эпизод.

Где ваше число на шкале

Ноль или меньше - запас перекрывает срок замены, страховка у вас уже есть. Проверяйте раз в год: запас в днях тает от роста. Запас на 90 дней против срока замены 75 - разрыв минус 15, спокойно. Продажи выросли на 30% при том же остатке, и 90 дней стали 69 (90 / 1,3 = 69,2): разрыв из минус пятнадцати превратился в плюс шесть. Риск вы создали ростом, а не поставщиком.

От 1 до 30 дней - разрыв закрывается сокращением срока замены, без перевода закупок.

Больше 30 дней - срок замены длинный по природе дела: импорт, сертификация, аттестация у вашего заказчика. Одним договором тут не обойтись, нужен второй канал, который уже работает, или целевой запас по этим позициям.

Три способа закрыть разрыв, и цены у них разные

Перевести объём второму поставщику. Двадцать процентов закупки по группе - это 62 640 000 × 0,20 = 12 528 000 ₽ в год, и стоит он дороже на 6%: переплата 751 680 ₽ в год. Замена после этого занимает 15 дней, непокрытых не остаётся. И вторая часть цены: главный теряет пятую часть объёма и может снять объёмную скидку. Два процента на оставшихся 50 112 000 ₽ - ещё 1 002 240 ₽ в год, и полная цена варианта становится 1 753 920 ₽ в год. За эпизод в 803 880 ₽.

Держать запас на 21 день больше. 21 × 174 000 = 3 654 000 ₽, замороженных в товаре. Вынимаются они один раз и стоят не своим размером, а ставкой: при 20% годовых (подставьте свою) - 730 800 ₽ в год. Плюс неликвид: часть добавленных позиций не продастся.

Сократить срок замены, не покупая объём. Рамочный договор с альтернативой без обязательства закупать, прошедшие образцы, заведённые карточки, согласованная цена. Из 75 дней уходят поиск и согласование, 35 дней; остаётся поставка - 40 дней, меньше ваших 54. Разово: четыре дня закупщика 25 000 ₽, пробная партия с переплатой 18 000 ₽, договор 15 000 ₽, образцы и испытания 20 000 ₽. Итого 78 000 ₽, десятая часть эпизода; поддержание около 45 000 ₽ в год - в тридцать девять раз дешевле полной цены объёмного варианта (1 753 920 / 45 000 = 39,0).

У третьего способа есть граница: он покупает срок, но не мощность. Альтернатива подхватит 20-30% объёма, весь сразу - вряд ли.

Три бизнеса, три разные строки

Опт - строка товарного запаса. Разобрана выше: запас работает страховкой бесплатно, поэтому разрыв маленький и рычаг дешёвый. Сколько дней держит склад в обычной работе, считается так же - в статье про оборачиваемость запасов.

Услуги - строка расходов на подрядчиков. Студия с выручкой 4 000 000 ₽ в месяц: подрядчик закрывает проекты на 1 900 000 ₽ выручки, сам получает 640 000 ₽, прочие прямые расходы по ним 405 000 ₽, остаётся 855 000 ₽ маржи в месяц. Запас в днях тут ноль: незакрытые задачи не лежат на складе, их некому делать, и разрыв равен всему сроку замены - найти 20 дней, проверить на пробной задаче 10, ввести в проекты 15, итого 45. Полтора месяца без маржи: 855 000 × 1,5 = 1 282 500 ₽. Меньшее из двух тут не работает: чужая студия не возьмёт ваш проект за переплату, она возьмёт вашего клиента. Рычаг один, и он не про второго подрядчика - документация проектов и доступы сокращают ввод с 45 дней до 20, а потерю до 570 000 ₽.

Производство - строка расходов на испытания и аттестацию. Компонент по спецификации, согласованной с заказчиком: замена упирается в новую аттестацию. Образцы 30 дней, испытания 30, согласование у заказчика 60; запас 40 дней, непокрытых 80 - третья полоса. Изделие даёт 1 200 000 ₽ маржи в месяц, эпизод стоит 3 200 000 ₽. Аттестовать второй источник заранее стоит около 400 000 ₽ и снимает 90 дней из 120: в восемь раз меньше цены эпизода, и платите вы в любой удобный квартал.

Почему это не считают

«Мы с ним семь лет, он не подведёт». Семь лет защищают от того, что поставщик уйдёт к другому, но не от пожара на его складе, продажи его бизнеса и остановки его собственного поставщика. А 21 день не сжимается ни доверием, ни деньгами. Незаложенные 803 880 ₽ вы заплатите из прибыли того квартала, в котором это случится.

«Начнём искать второго - он узнает и обидится». Пока вы не спросили цену у альтернативы, вы не знаете, сколько переплачиваете сейчас. Три процента разницы на 62 640 000 ₽ - это 1 879 200 ₽ в год, которые вы не проверяете ради хороших отношений: разговор, которого вы избегаете, стоит больше всего риска, из-за которого вы его затевали.

«Посчитаем, когда случится». Купить в момент сбоя можно ровно одну вещь - товар у конкурента с переплатой. Срок замены не продаётся: 75 дней в спешке остаются 75 днями. Подготовка стоит 78 000 ₽ в любой спокойный месяц, эпизод - 803 880 ₽ без предупреждения.

Три ошибки в счёте

Считать потерю по выручке. 232 000 ₽ в день вместо 58 000 ₽ - завышение ровно вчетверо (232 / 58 = 4,0). Цифра выходит такой страшной, что ей не верят и не считают дальше вовсе.

Складывать маржу с постоянными расходами. От разрыва постоянные не растут: обычный месяц даёт маржу минус постоянные, месяц разрыва - ноль минус постоянные, и в разнице остаётся одна маржа. Прибавлять к ней нужно только то, что уходит сверх обычного: штраф по договору с клиентом, срочная доставка, оплата простоя бригады.

Умножать замороженное на месяцы. Дополнительный запас 3 654 000 ₽ - разовая заморозка, а не расход каждого месяца. Умножив её на двенадцать, вы получите 43 848 000 ₽ и откажетесь от рычага ценой 730 800 ₽ в год.

Что сделать на этой неделе

Начните с одного поставщика - главного по обороту. Остальных посчитаете тем же способом, когда увидите, как это делается.

• Возьмите обороты по счёту 60 за год и найдите поставщика с наибольшей суммой. Там же - остаток по его позициям и себестоимость их продаж за квартал. Запас в днях = остаток, делённый на квартальную себестоимость, делённую на 90. 20 минут.
• Найдите срок замены по факту. Возьмите последнего нового поставщика и посмотрите по документам дату первого письма и дату первой приёмки. Это ваш реальный срок, а не тот, который вы назовёте по памяти. 5 минут.
• Вычтите одно из другого и найдите свою полосу. 5 минут.

Если поставщик закрывает не позиции, а весь ваш склад, вопрос уже не про замену: что происходит, когда товара нет физически, разобрано в статье Сгорел товар на складе.