Что такое управленческий учёт в бизнесе

Как управленческий учёт выглядит в вашем бизнесе

Исходные данные те же, что у бухгалтера: выписка из банка, касса, накладные, акты, табель. Разница в том, как их складывают. Бухгалтерия группирует по правилам, одинаковым для всех компаний страны. Управленческий учёт - по вопросам, которые есть у вас: по магазинам, по менеджерам, по каналам продаж, по крупным клиентам.

На выходе получаются отчёты. Основных три: о прибылях и убытках (ОПиУ), о движении денег и баланс. К ним добавляется финансовая модель - расчёт на будущее, который показывает, что станет с цифрами, если условия изменятся. Учёт - это процесс сбора и разноски, отчётность - то, что из него получается на столе у собственника.

Программа для этого не обязательна. Первые месяцы учёт спокойно живёт в таблице, если её заполняют регулярно. Управленческим его делает не софт, а ритм: цифры за прошлый месяц готовы к 5-10 числу, и по ним что-то решают. Отчёт, который читают в конце следующего месяца и кладут в папку, - это архив.

Ведёт такой учёт обычно бухгалтер, финансист на аутсорсе или сам собственник. А вот структуру, то есть какие разрезы нужны, задаёт собственник: только он знает, какие вопросы ему приходится решать.

Пример на круглых числах

Компания торгует в рознице через магазин и оптом через менеджера по продажам. Итог месяца по общим цифрам: выручка 3 000 000 ₽, прибыль 150 000 ₽. Бизнес в плюсе, и на этом разговор обычно заканчивается.

Управленческий учёт делит те же цифры на два направления, раскидывая аренду склада и бухгалтерию пропорционально выручке:

• розница: выручка 1 000 000 ₽, прибыль 250 000 ₽;
• опт: выручка 2 000 000 ₽, убыток 100 000 ₽.

Проверка сходится: 250 000 - 100 000 = 150 000 ₽. Опт даёт две трети выручки и при этом съедает прибыль магазина. Всё, что вы зарабатываете, заработано в рознице, а опт живёт за её счёт.

По общей цифре собственник видит плюс и решает расширять опт, раз там оборот. По разбивке решение другое: сначала понять, почему опт в минусе. Причины могут быть в слишком большой скидке, в доставке за свой счёт или в процентах менеджеру с выручки, а не с маржи. Без разреза по направлениям этот вопрос даже не возникает.

Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского

Бухгалтерский учёт ведут для государства. Его формы и сроки заданы законом, задача - правильно отразить прошлое и посчитать налоги. Отчётность сдаётся раз в квартал или раз в год, и к моменту сдачи событиям уже несколько месяцев.

Управленческий учёт ведут для себя. Форму вы выбираете сами, смотрят его раз в месяц, а деньги - каждую неделю. Задача - помочь решить, что делать дальше, поэтому он смотрит и вперёд: план платежей на 90 дней, сценарии закупки.

Отсюда три различия, которые видны на практике.

• Разрезы. Бухгалтерия покажет прибыль компании целиком. Управленческий учёт покажет, какой магазин, клиент или товарная группа её приносит.
• Состав. В управленческом учёте видны личные деньги собственника, которые он вложил в бизнес, и выплаты себе, даже если они проходят не через зарплату.
• Точность. Бухгалтерии нужна копейка в копейку. Для решения хватает точности до тысячи рублей, зато цифры нужны вовремя, к началу следующего месяца.

Один учёт не заменяет другой. Бухгалтерский обязателен и защищает от штрафов, управленческий добровольный и защищает от решений вслепую. Обычно он строится поверх данных бухгалтерии, а не вместо неё.

Сам по себе учёт ничего не решает - решения принимаются по отчётам, которые он выдаёт, и каждый отвечает на свой вопрос. Как четыре отчёта дают четыре разных ответа на одну закупку в 500 000 ₽, я разобрал в статье Управленческая отчётность: четыре отчёта, которые отвечают на разные вопросы.