ДДС - что это и зачем нужен отчёт о движении денежных средств

Откуда ДДС берётся в вашем бизнесе

Основа отчёта - банковская выписка плюс касса, если она есть. Выписка отвечает на вопрос «сколько осталось», и этот ответ вы и так видите в приложении банка. ДДС отвечает на вопрос «почему столько»: те же самые платежи, но сгруппированные по смыслу, а не по дате.

Групп три, и это стандарт, а не наша выдумка.

• Операционная деятельность, то есть текучка: поступления от клиентов, оплата поставщикам, зарплата, аренда, налоги. Здесь видно, кормит ли бизнес себя сам.
• Инвестиционная: покупка оборудования, ремонт помещения, машина, вложение в новую точку. Суммы редкие и крупные.
• Финансовая: получение кредита и возврат тела долга, проценты, дивиденды собственнику, его же взносы обратно в бизнес.

Деление нужно ровно для одного. Плюс 500 000 ₽ на счёте, которые принесли клиенты, и те же плюс 500 000 ₽, которые принёс кредит, - это две очень разные новости, а выписка показывает их одинаково. Собственник, который смотрит только на остаток, второй месяц подряд радуется деньгам, взятым в долг.

Собирается ДДС в обычной таблице: строки - статьи платежей, столбцы - месяцы или недели. Час работы, если выписка выгружается из банка в файл. Тот же отчёт, развёрнутый не назад, а вперёд на 90 дней, называется платёжным календарём: в нём видно, в какой день денег не хватит, за месяц до этого дня.

Пример на круглых числах

Оптовая компания, один месяц. На начало месяца на счёте 800 000 ₽. Долгов прошлых месяцев нет, чтобы не усложнять картину.

По прибыли месяц хороший: отгрузили товара на 1 000 000 ₽, сам товар стоил 600 000 ₽, аренда и зарплата - 300 000 ₽. Прибыль 100 000 ₽.

Теперь тот же месяц в деньгах:

• пришло от клиентов 700 000 ₽ - остальные 300 000 ₽ отгружены с отсрочкой и придут в следующем месяце;
• поставщику ушло 800 000 ₽: 600 000 ₽ за проданный товар и ещё 200 000 ₽ за партию, которая легла на склад;
• аренда и зарплата - 300 000 ₽;
• собственник забрал себе 100 000 ₽.

Ушло 1 200 000 ₽, пришло 700 000 ₽. За месяц денег стало меньше на 500 000 ₽: на счёте вместо 800 000 ₽ осталось 300 000 ₽.

Прибыль плюс 100 000 ₽, касса минус 500 000 ₽. Расходятся они на 600 000 ₽ - это в шесть раз больше самой прибыли, и вся разница объясняется тремя строками: 300 000 ₽ лежат у клиентов, 200 000 ₽ лежат на складе, 100 000 ₽ лежат в кармане собственника. Ни одна из этих сумм не пропала и ни одна не видна в отчёте о прибыли.

Именно за этим и нужен ДДС. Отчёт о прибыли говорит, что месяц закрыт с плюсом, и это правда. ДДС говорит, что денег на счёте стало меньше на полмиллиона, и это тоже правда. Если повторить такой месяц три раза подряд, прибыльная компания останется без денег на зарплату.

Чем ДДС отличается от ОПиУ

ОПиУ - это отчёт о прибылях и убытках, ДДС - отчёт о деньгах. Разница в том, какой момент они записывают. ОПиУ считает по событию: отгрузили - выручка появилась, получили товар от поставщика - расход появился, платил кто-то при этом или нет, отчёт не волнует. ДДС считает по платежу: деньги ушли со счёта или пришли на счёт.

Поэтому в каждом из отчётов есть то, чего нет в другом. В ДДС не бывает амортизации: станок изнашивается, расход в прибыли идёт, а платежа нет. В ОПиУ не бывает тела кредита, дивидендов и покупки того же станка целиком - со счёта они уходят полной суммой, а в прибыль попадают только проценты и износ по частям. Предоплата от клиента в ДДС - уже деньги, а в ОПиУ выручки пока нет, потому что вы ещё ничего не отгрузили.

Вопросы у отчётов тоже разные. ОПиУ отвечает, зарабатывает ли бизнес в принципе и какое направление кормит компанию. ДДС отвечает, хватит ли денег до конца месяца и чем платить зарплату 10-го числа. Ни один из двух не заменяет другой, и выбирать между ними не нужно - в управленческом учёте они всегда идут вместе.

Обе замены выходят дорого. Компания на предоплате смотрит только в ДДС, видит деньги на счёте и считает, что всё хорошо, - а работает в убыток и проедает чужие авансы. Компания с отсрочками смотрит только в ОПиУ, видит прибыль и удивляется, почему девятого числа занимает у знакомых. Где именно оседают деньги, которые отчёт о прибыли уже посчитал заработанными, и как найти их за один вечер, я разобрал в статье Прибыль есть, а денег нет: где они и почему их не видно.